通常公路工程檔案所記錄的內(nèi)容主要體現(xiàn)為公路規(guī)劃建設(shè)、管理等多項(xiàng)工作的實(shí)時(shí)記錄。通常此類檔案也直接成為公路工程體系建設(shè)和發(fā)展的重要依據(jù)和前提，因此就必須做好公路工程檔案的跟蹤管理工作。公路工程檔案跟蹤收集管理工作的開(kāi)展，更多是為了能夠有效解決以往檔案分散與集中利用間存在的矛盾，并由此將其作為檔案管理的基礎(chǔ)性內(nèi)容，最終將由此成為后續(xù)多項(xiàng)業(yè)務(wù)開(kāi)展的必要工作。
1.1 為公路工程建設(shè)管理提供依據(jù)
由于公路工程檔案管理工程直接貫穿項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，能夠給公路工程建設(shè)管理提供重要依據(jù)，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：
1）具備證據(jù)作用，公路工程檔案通常較為完整的保存參建流程、筆跡、音像乃至印章等，通過(guò)原始記錄的保存，能夠良好的維護(hù)好工程各方權(quán)益。
2）具備重要參考作用，公路工程檔案本身屬于國(guó)家重要財(cái)富，同時(shí)也是公路工程全體參與人員的共同勞動(dòng)成果及智慧精華，對(duì)公路工程各項(xiàng)環(huán)節(jié)將起到極為重要的借鑒和參考作用。
3）能夠促使公路工程可持續(xù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)管理技術(shù)提升，通過(guò)增強(qiáng)公路工程檔案管理工作，能夠?yàn)楣方ㄔO(shè)行業(yè)的科學(xué)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)和科學(xué)依據(jù)。
具體公路工程檔案管理員可借助工程檔案資料的整理、分析及對(duì)比研究，直接從其中明確整個(gè)公路工程潛在問(wèn)題，這樣能夠更好制定相對(duì)應(yīng)策略加以解決。加入公路工程施工方與承接方產(chǎn)生矛盾，則可通過(guò)查閱檔案的形式，如查看工程合同、監(jiān)理文件、檢測(cè)文件等，由此來(lái)提取出讓人信服的重要依據(jù)，能夠有效的解決工程矛盾。并且在解決問(wèn)題的同時(shí)，還可實(shí)現(xiàn)對(duì)各方矛盾的維護(hù)，從而促使公路工程建設(shè)穩(wěn)步推進(jìn)。
由于公路工程現(xiàn)場(chǎng)工程系統(tǒng)中管理人員對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作缺乏了解，檔案數(shù)據(jù)的收集無(wú)法實(shí)時(shí)開(kāi)展，導(dǎo)致數(shù)據(jù)不完整，竣工完成后各項(xiàng)記錄都不夠齊全。它甚至無(wú)法準(zhǔn)確反映公路工程項(xiàng)目和項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，其必將嚴(yán)重影響工程文件系統(tǒng)的完整性。特別是一些隱蔽性公路工程，不得保留相關(guān)檔案材料，只有工程竣工完成后再進(jìn)行檔案材料的收集，其必然無(wú)法滿足數(shù)據(jù)收集要求。通常公路工程在施工過(guò)程中很容易收集各種形成的記錄檔案，但在竣工驗(yàn)收完成后開(kāi)展檔案收集各種，最終工程檔案的內(nèi)容將不完整。
緊隨公路工程建設(shè)行業(yè)改革的不斷深化，開(kāi)始逐漸趨向于市場(chǎng)化轉(zhuǎn)變。公路工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)理由不同區(qū)域內(nèi)的多加單位共同參與擔(dān)任。特別是近年來(lái)，我國(guó)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)模隨之不斷擴(kuò)大，各地公路工程施工速度日益提高。在此期間，將公路工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工和監(jiān)督等分離而出，并將綜合項(xiàng)目分為不同標(biāo)段，由多數(shù)建筑施工單位共同施工建設(shè)。整個(gè)過(guò)程中，各單位及人員參與了工程檔案的形成，經(jīng)過(guò)相對(duì)較長(zhǎng)時(shí)間后，很容易出現(xiàn)檔案內(nèi)容遺漏與丟失。有些單位并不重視檔案跟蹤和收集工作，在項(xiàng)目完成后臨時(shí)組建的管理組織隨之解散，文檔材料在此過(guò)程中很容易丟失，最終工程檔案材料將變得難以收集和存檔。
2.3 檔案跟蹤收集管理人員專業(yè)素質(zhì)不高
由于相關(guān)檔案管理人員對(duì)公路工程檔案跟蹤收集管理工作沒(méi)有給予足夠的重視，人員的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)但不能滿足實(shí)際工作要求，再加上在公路工程檔案當(dāng)中，還有大量有效和無(wú)效的工程材料，其有效無(wú)效的屬性難以進(jìn)行明確區(qū)分，導(dǎo)致最終歸檔管理的檔案無(wú)法形成準(zhǔn)確、可靠及真實(shí)的文獻(xiàn)依據(jù)，其中所缺失的數(shù)據(jù)最終將直接影響公路工程檔案跟蹤收集管理工作的持續(xù)開(kāi)展。
通常公路工程建設(shè)單位內(nèi)檔案管理水平的高度，深受企業(yè)內(nèi)相關(guān)管理人員重視度的影響，尤其是所開(kāi)展的公路工程檔案跟蹤收集工作，受到的影響更為明顯。因此，在當(dāng)今檔案工作難度持續(xù)攀升的背景下，企業(yè)內(nèi)相關(guān)管理人員的重視度將成為檔案跟蹤收集各種開(kāi)展的決定性因素。這就要求必須高度注重公路工程檔案管理工作的重要性，在此基礎(chǔ)上增大相應(yīng)的資金投入、切實(shí)開(kāi)展相應(yīng)的人員培訓(xùn)工作，通過(guò)有效的舉措來(lái)不斷提高公路工程檔案人員素質(zhì)水平，最終才能保證公路工程檔案效果的同時(shí)，有效規(guī)避嚴(yán)重的檔案材料內(nèi)容流失問(wèn)題出現(xiàn)。這就要求應(yīng)當(dāng)充分激發(fā)出各級(jí)檔案管理部門及內(nèi)部人員的工作積極主動(dòng)性，在此基礎(chǔ)上持續(xù)增強(qiáng)公路工程檔案管理意識(shí)，切實(shí)保障企業(yè)內(nèi)人員從上至下達(dá)成共識(shí)，最終才能由此發(fā)揮出公路工程檔案管理的有效作用。
3.2 構(gòu)建完善公路工程檔案收集管理制度
公路工程項(xiàng)目流程繁多，具體從工程設(shè)計(jì)，建造，竣工驗(yàn)收到最后通車，通常整個(gè)項(xiàng)目周期很長(zhǎng)。整個(gè)過(guò)程所形成的檔案材料不僅僅包括自身工作內(nèi)容，同時(shí)還囊括了其他相關(guān)部門及人員的檔案信息，因此整體檔案收集工作相對(duì)困難。因此，這就應(yīng)當(dāng)采用科學(xué)完善的管理制度來(lái)加強(qiáng)人力資源及內(nèi)部事務(wù)的管理，并且借助完善公路工程檔案收集管理工作制度，由此切實(shí)保障檔案跟蹤收集工作的規(guī)范性，促使各部門檔案跟蹤和收集工作能夠明確落實(shí)單位管理制度，最終由此形成強(qiáng)力工程檔案跟蹤收集管理的有效方法。借助明確的公路工程檔案管理流程、職責(zé)及相關(guān)要求，可將其直接納入至相應(yīng)的檔案工作規(guī)劃及目標(biāo)管理當(dāng)中，乃至直接運(yùn)用落實(shí)到相應(yīng)的考核管理當(dāng)中。在具體跟蹤收集方面，比如從最初的公文處理視角來(lái)看，可安排專人進(jìn)行實(shí)施跟蹤、催辦，針對(duì)完成的公文文件，要求應(yīng)當(dāng)主動(dòng)、及時(shí)的進(jìn)行收集和管理，這樣才能夠切實(shí)保障工程檔案跟蹤收集當(dāng)中，能夠真正有效的發(fā)揮出檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)及綜合管理效果，由此形成完善、準(zhǔn)確化及系統(tǒng)化的公路工程檔案跟蹤收集管理體系。
公路工程檔案跟蹤收集管理工作的開(kāi)展，通常需要處理數(shù)量龐大的材料內(nèi)容，如果只是采取被動(dòng)收集管理的方式，則很容易在檔案移交當(dāng)中產(chǎn)生一系列檔案材料不全、不夠準(zhǔn)確和規(guī)范的情況。尤其是其中一些檔案材料的流轉(zhuǎn)操作，因?yàn)槎鄶?shù)材料都是復(fù)印件的形式，因此相應(yīng)的原件將很難被追回，最終將由此失去檔案管理工作開(kāi)展的意義。為了能夠充分符合全新發(fā)展形勢(shì)要求，就要求公路工程檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變自身觀念，堅(jiān)持開(kāi)拓創(chuàng)新，注重分析總結(jié)。要求應(yīng)當(dāng)在此基礎(chǔ)上不斷拓展自身視野，實(shí)施積極的檔案管理舉措，針對(duì)公路工程檔案跟蹤收集管理工作開(kāi)展進(jìn)行規(guī)范?？山柚偨Y(jié)創(chuàng)新的形式來(lái)有效把握公路工程檔案跟蹤收集管理的規(guī)律，從而避免不符合檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的問(wèn)題產(chǎn)生。具體可在工作當(dāng)中做好交接、協(xié)調(diào)處理，并在此基礎(chǔ)上及時(shí)的深入現(xiàn)場(chǎng)獲取相應(yīng)的公路工程檔案材料。再就是需明確各個(gè)級(jí)別單位及人員應(yīng)當(dāng)掌握不同檔案材料的歸檔收集方法，不斷加強(qiáng)其對(duì)公路工程檔案的理解，這樣才能有效配合檔案部門跟蹤收集管理工作的開(kāi)展。
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