設(shè)備儀器檔案指在設(shè)備儀器規(guī)劃、選型、購置（或設(shè)計、制造）、安裝、調(diào)試、使用維護和技術(shù)改造等過程中形成的具有保存價值的圖樣、表格、文字、電子文件、聲像等各種載體的文件材料。設(shè)備儀器檔案在企業(yè)建設(shè)的固定資產(chǎn)投資項目和生產(chǎn)經(jīng)營中有著重要作用。
（一）設(shè)備儀器檔案是固定資產(chǎn)投資項目檔案的重要組成部分，直接關(guān)系到固定資產(chǎn)投資項目的竣工驗收。
設(shè)備儀器是單位科研生產(chǎn)項目順利進行的重要研究保障條件，在固定資產(chǎn)投資項目中對設(shè)備儀器投入占很大比重，設(shè)備儀器檔案就成為固定投資項目檔案驗收的重要組成部分?！秶揽萍脊I(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》（科工辦[2007]161號）明確指出項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。未經(jīng)項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的，不得進行或者通過項目竣工驗收。由此可見，做好設(shè)備儀器檔案管理至關(guān)重要。
（二）設(shè)備儀器檔案記載和反映了設(shè)備儀器的各類信息，對保障設(shè)備儀器正常運轉(zhuǎn)和日后維修保養(yǎng)具有重要的參考意義。
設(shè)備儀器檔案不僅包括設(shè)備儀器選購的信息記錄、結(jié)構(gòu)、性能、使用、維修及保養(yǎng)方法，還包括了設(shè)備安裝、調(diào)試、驗收及試運行等過程的相關(guān)記錄資料。這些設(shè)備儀器檔案的建立有助于企業(yè)進行設(shè)備儀器的維修和保養(yǎng)，及時從檔案資料中查找信息，發(fā)現(xiàn)問題并盡快解決，保障設(shè)備儀器正常運行，保證企業(yè)生產(chǎn)工作的順利進行。
設(shè)備儀器檔案形成于設(shè)備儀器采購、開箱、安裝調(diào)試、驗收等多個階段，在各階段各職能部門未能完整、系統(tǒng)地收集各類檔案資料，導(dǎo)致移交到檔案室的檔案資料缺項比較多，比如開箱資料少于合同約定的資料，設(shè)備儀器缺少安裝調(diào)試記錄、驗收報告等。
部分設(shè)備儀器報價單是以電子郵件或者傳真方式往來，報價單無供應(yīng)商的蓋章，不符合檔案歸檔的要求;簽訂的合同簽字、蓋章不齊全，日期不填寫，不具備法律效應(yīng);有些歸檔的資料是凈化紙或熱敏紙等不耐久的載體，有些書寫使用圓珠筆，都不利于檔案的長期保存;部分歸檔的檔案資料不是原件，以復(fù)印件代替等。
有關(guān)職能部門在設(shè)備儀器單臺（套）驗收后不能及時收集、整理、歸檔，檔案資料長期散落在相關(guān)采購人員手上，影響整個項目檔案歸檔的進程，影響設(shè)備儀器檔案的查找利用;同時容易造成檔案資料的丟失，影響設(shè)備儀器檔案的齊套性。
根據(jù)國家檔案局、國防科技工業(yè)局以及集團公司的固定資產(chǎn)投資項目檔案管理辦法，制定符合本單位情況的固定資產(chǎn)投資項目檔案管理制度，明確項目建設(shè)單位內(nèi)部各部門和參建單位的職責(zé)，細(xì)化檔案管理流程，并宣貫制度，保證在實際工作中能按制度落實。在項目開工前，根據(jù)建設(shè)項目的具體情況制定有針對性的歸檔范圍、歸檔要求等，對參建進行項目文件管理和歸檔交底。
設(shè)備儀器要經(jīng)歷規(guī)劃、選型、購置（或設(shè)計、制造）、安裝、調(diào)試、使用維護和技術(shù)改造等階段。不同的階段，各部門分工不同，職責(zé)不同，應(yīng)明確各自的職責(zé)。建立項目檔案資料管理和歸檔考核機制，對項目檔案資料的形成、積累和歸檔情況等進行考核。做好各個階段檔案資料的收集、整理、歸檔工作，并在單臺（套）設(shè)備儀器驗收后及時將檔案資料移交檔案室。
（三）加強過程控制管理，抓住采購的關(guān)鍵節(jié)點。
在設(shè)備儀器采購前期，采購部門要做好設(shè)備儀器調(diào)研、請示等文件資料的收集、整理、歸檔工作。在采購階段，采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔購買設(shè)備儀器的招投標(biāo)文件、合同及技術(shù)協(xié)議等。采購部門在簽訂合同時，在技術(shù)協(xié)議里應(yīng)明確供方提供技術(shù)資料內(nèi)容、份數(shù)、形式和移交時間等。在設(shè)備儀器開箱驗收階段，設(shè)備儀器的兼職檔案員應(yīng)參加設(shè)備儀器的開箱驗收，收集設(shè)備儀器隨機資料，并登記在開箱單中，確保應(yīng)歸檔的設(shè)備儀器隨機資料能全部及時歸檔保存。在設(shè)備儀器安裝、調(diào)試、驗收階段，采購部門和使用部門要做好安裝、調(diào)試、驗收過程中檔案資料收集、整理、歸檔工作。
（四）加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)，開展有針對性的培訓(xùn)。
檔案管理部門作為檔案業(yè)務(wù)的主管部門，應(yīng)加強對設(shè)備儀器檔案管理的監(jiān)督、指導(dǎo)，應(yīng)定期監(jiān)督、檢查相關(guān)文件資料的歸檔情況，嚴(yán)格把關(guān)歸檔文件質(zhì)量，確保設(shè)備儀器檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。同時檔案管理部門要定期開展有針對性的培訓(xùn)，提高采購部門、資產(chǎn)管理部門兼職檔案員的檔案業(yè)務(wù)知識和技能，提高設(shè)備儀器檔案管理水平。
為了促進企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目順利通過竣工驗收，為了保證設(shè)備儀器創(chuàng)造正常效益，企業(yè)應(yīng)加強設(shè)備儀器的檔案管理，實現(xiàn)企業(yè)利益的最大化，促進企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展。
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