設(shè)備檔案是設(shè)備在制造或購置、運(yùn)行、直到報(bào)廢全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、聲像、電子等文件材料。設(shè)備檔案工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理的重要組成部分。各單位都應(yīng)當(dāng)把設(shè)備檔案工作納入生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理之中,嚴(yán)加領(lǐng)導(dǎo)。隨著企業(yè)的發(fā)展,大型機(jī)械設(shè)備、大型精密儀器進(jìn)人各企業(yè)單位,設(shè)備檔案在設(shè)備管理工作中的重要作用也尤為突出。因此,做好設(shè)備檔案的管理,使其真正達(dá)到為企業(yè)提供利用、為企業(yè)服務(wù)的最終目的,從而使檔案信息發(fā)揮最大的效能。

企業(yè)設(shè)備檔案,主要包括企業(yè)的機(jī)器設(shè)備和儀器、儀表等的圖紙、圖表、運(yùn)行記錄、檢修記錄以及與設(shè)備有關(guān)的技術(shù)文件材料、新購設(shè)備的開箱資料,如合格證、安裝說明書、使用維護(hù)說明書、備品備件清單等。特別是設(shè)備圖紙、檢修記錄等為設(shè)備的改造、大修及每月的生產(chǎn)檢修的備件計(jì)劃、故障診斷、隱患整改等能提供科學(xué)的依據(jù)。企業(yè)設(shè)備檔案管理主要內(nèi)容是設(shè)備文件材料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及提供利用等。企業(yè)設(shè)備檔案管理工作制約著設(shè)備的使用效益。然而,在實(shí)際工作中,許多企業(yè)對設(shè)備檔案管理重視不夠,使設(shè)備檔案不能很好的服務(wù)于生產(chǎn),主要表現(xiàn)在以下幾方面:

1.檔案意識淡薄,檔案法雖然已頒布多年,但仍有些單位領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員對檔案工作缺乏正確認(rèn)識,不重視為生產(chǎn)服務(wù)的檔案工作。平時(shí)總是把目光大都集中在如何提高經(jīng)濟(jì)效益,以追求企業(yè)利潤的最大化。這種無意識下的檔案意識薄弱,會(huì)直接影響檔案管理工作的順利開展。

2.設(shè)備檔案材料收集難。很多企業(yè)對設(shè)備檔案的管理重視不夠,有關(guān)制度不健全,歸檔不及時(shí),導(dǎo)致大量設(shè)備資料的流失,使得有些設(shè)備無法形成一套完整的檔案,從而影響了企業(yè)設(shè)備的正常使用及企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。比如在冶金行業(yè)一些企業(yè)檢修設(shè)備時(shí),特別是天車等特殊設(shè)備的驗(yàn)收,只要驗(yàn)收時(shí)質(zhì)量合格拿到驗(yàn)收合格證,至于驗(yàn)收記錄合格證以及技術(shù)監(jiān)督報(bào)告移不移交,是否按時(shí)歸檔,并不按規(guī)定執(zhí)行,致使原始資料遲遲不能歸檔保存。

例如新購置的設(shè)備,在設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí)沒有通知檔案人員參加,擅自截留應(yīng)歸檔案資料,導(dǎo)致設(shè)備在使用維修時(shí)卻難以找到材料查證,常常出現(xiàn)誤工、誤時(shí)。由于設(shè)備在使用過程中有所損耗,設(shè)備檢修時(shí)往往有許多變更圖紙。又如當(dāng)部分設(shè)備圖紙需要變更時(shí),技術(shù)人員既沒有把繪制的新圖及時(shí)歸檔,又未在圖紙變更單上予以說明,時(shí)間長了,有可能造成檔案人員對外提供已作廢了的或未修改過的原設(shè)計(jì)圖紙,這樣會(huì)給企業(yè)造成了不可避免的損失。

3.管理制度貫徹不力。一般企業(yè)各項(xiàng)管理制度基本齊全,但在實(shí)際中流于形式,有些未貫徹不徹底,有些未將設(shè)備檔案工作納入生產(chǎn)、技術(shù)、科研管理之中嚴(yán)格考核,故有些單位領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員、管理人員將設(shè)備檔案材料歸檔不歸檔一個(gè)樣,少數(shù)檔案管理人員沒有切實(shí)做好設(shè)備檔案的收集、整理、并嚴(yán)格按規(guī)定認(rèn)真核對,從而不能完全真實(shí)、有效地反映設(shè)備的真實(shí)情況。

針對設(shè)備檔案管理目前的情況,既要宣傳設(shè)備檔案的重要性和歸檔的意義,還要增強(qiáng)人們對歸檔的認(rèn)識,不斷加強(qiáng)檔案管理,應(yīng)從以下幾方面入手:

1.領(lǐng)導(dǎo)的重視是關(guān)健。一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作,都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視,才能使這項(xiàng)工作順利開展;如果領(lǐng)導(dǎo)不重視,許多具體的工作都難以展開。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識程度,決定著他們對檔案工作的態(tài)度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此檔案部門要加強(qiáng)宣傳力度,要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對企業(yè)的益處,啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作,特別是借助一些利用檔案的典型事例,使領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案的重要性。力爭把設(shè)備檔案管理工作列入科技管理的具體議事日程,明確規(guī)定各有關(guān)人員設(shè)備檔案管理職責(zé),同時(shí)列入績效考核并嚴(yán)格執(zhí)行。

2.建立健全檔案管理制度。在建立健全檔案管理制度的基礎(chǔ)上,各部門還要配備專兼職檔案人員,建立檔案管理網(wǎng)絡(luò),明確職責(zé)并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行。檔案部門要主動(dòng)與設(shè)備管理和設(shè)備使用部門溝通,以便及時(shí)跟蹤了解設(shè)備檔案情況,避免檔案的遺失,并主動(dòng)進(jìn)行文件材料的收集歸檔工作,確保設(shè)備檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

凡有購置設(shè)備儀器的項(xiàng)目,無論通過何種渠道獲得的與采購設(shè)備有關(guān)的文件材料,均應(yīng)交檔案部門統(tǒng)一管理,以便檔案部門為生產(chǎn)提供利用。設(shè)備開箱驗(yàn)收時(shí),各單位設(shè)備管理部門必須通知檔案部門參加,并辦理交接手續(xù)。任何人不得私自占有設(shè)備隨機(jī)資料。若某個(gè)部門需要利用資料時(shí)可以辦理借閱手續(xù),或由檔案部門提供復(fù)印件,原件歸檔。新投產(chǎn)的大型設(shè)備竣工驗(yàn)收時(shí),要嚴(yán)格把關(guān),發(fā)現(xiàn)隨機(jī)設(shè)備資料不完整或缺項(xiàng)時(shí),不予簽字并停止驗(yàn)收,待收集齊全后方可驗(yàn)收簽字報(bào)銷。對于大修的記錄,建立文件材料歸檔責(zé)任追究制度,對違規(guī)擅自截留檔案資料的,要追究當(dāng)事人或部門的責(zé)任。

3.及時(shí)收集檔案材料。一臺(tái)設(shè)備在使用過程中,必然要形成使用、檢修紀(jì)錄、更新、改造圖紙等。只要這臺(tái)設(shè)備還在使用過程中,它就要不斷地產(chǎn)生新的文件材料,直到設(shè)備的使用期結(jié)束,設(shè)備檔案才停止。檔案管理人員只有了解和掌握設(shè)備使用和變化的全過程,才能全面地做好設(shè)備檔案收集工作。

4.對圖紙的修改要嚴(yán)格審批。圖紙修改主要有兩個(gè)方面,一是設(shè)備項(xiàng)目施工完成后,因施工單位依據(jù)現(xiàn)場情況編制竣工資料,其中有部分圖紙涉及變更的。另一方面是生產(chǎn)技術(shù)人員對每月所需的備品備件圖紙的尺寸改動(dòng)。

技術(shù)人員要對已存檔竣工圖依規(guī)定的編制方法作相應(yīng)的修改、補(bǔ)充和說明,使之符合現(xiàn)場實(shí)際情況。當(dāng)設(shè)計(jì)變更時(shí),必須按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)修改原底圖或補(bǔ)充繪制新圖,做好設(shè)計(jì)變更技術(shù)文件材料的配套管理,確保設(shè)備檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。對生產(chǎn)需要變更的一些備件圖紙,技術(shù)人員必須填寫變更通知單,對變更原因及新改圖紙圖號要予以確認(rèn),并經(jīng)主管設(shè)備部門領(lǐng)導(dǎo)簽字才能歸檔。檔案人員更應(yīng)及時(shí)了解設(shè)計(jì)變更情況并作好記錄,避免對外提供已作廢了的或已修改過的錯(cuò)誤圖紙,為以后的技術(shù)改造和設(shè)備檢修帶來不必要的麻煩和損失。