Excel函數(shù)公式：規(guī)范Excel數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源。
數(shù)據(jù)透視表的威力雖然很強(qiáng)大，但使用前提是數(shù)據(jù)源要規(guī)范，否則會(huì)給后期創(chuàng)建和使用數(shù)據(jù)透視表帶來(lái)層層障礙，甚至無(wú)法創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。
很多新人由于不懂如何規(guī)范數(shù)據(jù)源，而被阻礙在數(shù)據(jù)透視表的大門外，此文章幫助大家了解規(guī)范數(shù)據(jù)源的幾點(diǎn)要求，以及如何修正不規(guī)范的數(shù)據(jù)源。
一、不能包含多層表頭，或記錄中多次插入標(biāo)題行。
很多人由于工作的需要，在做表處理數(shù)據(jù)時(shí)需要加多層表頭，例如工資表，表格的第一行和第二行都是表頭信息，這類報(bào)表在創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表之前需要將雙層表頭合并為一行。
另外還有一種情況是：數(shù)據(jù)行之間添加多個(gè)標(biāo)題行……目的是讓報(bào)表在查看過(guò)程中隨時(shí)能夠查看標(biāo)題行，并且在打印時(shí)每頁(yè)都可以打印標(biāo)題行，這么干的人還真不少……
其實(shí)想要隨時(shí)查看頂端標(biāo)題行，凍結(jié)窗格即可。
方法：【視圖】-【凍結(jié)窗格】-【凍結(jié)首行】。
取消凍結(jié)：【視圖】-【凍結(jié)窗格】-【取消凍結(jié)窗格】。
二、數(shù)據(jù)記錄中不能帶空行。
請(qǐng)看下圖，連續(xù)的報(bào)表數(shù)據(jù)被空行隔開。
這樣的報(bào)表無(wú)法直接使用Excel的分類匯總功能和數(shù)據(jù)透視表功能。
下面給出批量刪除空行的辦法。
方法：
1、選定數(shù)據(jù)源中的一列。
2、【數(shù)據(jù)】-【篩選】-單擊選定列標(biāo)題下的下拉箭頭，選擇【空行】。
3、選定空行，并且刪除。
4、單擊選定列標(biāo)題下的下拉箭頭，選擇【全選】即可。
三、原始記錄不能和行計(jì)算混雜。
請(qǐng)看下圖：
比報(bào)表為典型的原始數(shù)據(jù)和行計(jì)算混雜，就無(wú)法使用Excel數(shù)據(jù)透視表匯總，而且當(dāng)數(shù)據(jù)源更新時(shí)，工作強(qiáng)度大，還容易出錯(cuò)。
處理辦法：刪除“小計(jì)”行。（方法同刪除“空行”一樣）
四、數(shù)據(jù)源中的文本型數(shù)字要轉(zhuǎn)換為數(shù)值。
工作中很多系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)都是文本型數(shù)字，這樣的數(shù)據(jù)源會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)透視表按默認(rèn)進(jìn)行計(jì)數(shù)統(tǒng)計(jì)，而不是求和統(tǒng)計(jì)，后期處理會(huì)很麻煩。
其實(shí)，只要掌握一點(diǎn)技巧，可以快捷的修復(fù)數(shù)據(jù)源。有同學(xué)可能要問(wèn)了，我怎么知道數(shù)據(jù)源的類型是不是我們需要的數(shù)值型，其實(shí)打開數(shù)據(jù)源的時(shí)候如果發(fā)現(xiàn)“小綠帽”，那肯定就不是我們需要的數(shù)據(jù)類型了。記住：“小綠帽”、“小綠帽”、“小綠帽”……重要的事情說(shuō)三遍。
方法：
1、在任意空白單元格復(fù)制。
2、選定數(shù)據(jù)源中需要修正的部分。
3、點(diǎn)擊黃色感嘆號(hào)下的【轉(zhuǎn)換為數(shù)字】即可。
五、數(shù)據(jù)源中不能包含重復(fù)記錄。
請(qǐng)看下圖：
當(dāng)數(shù)據(jù)源中包含重復(fù)值時(shí)，我們需要先批量刪除重復(fù)值，然后再進(jìn)行數(shù)據(jù)透視。
當(dāng)判定重復(fù)的條件不止一個(gè)時(shí)，手動(dòng)刪除起來(lái)非常的麻煩，用如下方法，可以幾秒內(nèi)完成多個(gè)條件的重復(fù)判斷并批量刪除重復(fù)數(shù)據(jù)，一勞永逸。
方法:
1、選定數(shù)據(jù)源。
2、【數(shù)據(jù)】-【刪除重復(fù)值】，選定篩選字段，【確定】即可。
六、規(guī)范日期。
不規(guī)范的日期數(shù)據(jù)給工作帶來(lái)很多困擾，比如無(wú)法正確排序，無(wú)法正確的提取年月日信息等。
方法：
1、選定日期所在列。
2、【數(shù)據(jù)】-【分列】-【下一步】-【下一步】-在數(shù)據(jù)列格式中選擇【日期】-【完成】。
七、不要包含合并單元格。
工作中帶合并單元格的報(bào)表隨處可見。如下圖：
類似的報(bào)表數(shù)據(jù)難以直接用數(shù)據(jù)透視表，連函數(shù)計(jì)算都受限。
快速修正的方法是：
1、選定合并單元格。
2、單擊【合并后居中】。
3、快捷鍵F5打開定位對(duì)話框，選擇【定位條件】中的【空值】，單擊【確定】。
4、輸入公式：=A2。
5、Ctrl+Enter填充。
八、數(shù)值和單位不能同時(shí)放在一個(gè)單元格。
如下圖，暨包括數(shù)值又包括單位，導(dǎo)致Excel無(wú)法直接求和。
處理方法：
1、在F2單元格輸入公式：=LEFT(E2,2*LEN(E2)-LENB(E2))。
2、在G2單元格輸入公式：=SUBSTITUTE(E2,F2,)。
九、列字段不要重復(fù)，名稱要唯一。
當(dāng)表中多列數(shù)據(jù)使用同一個(gè)名稱時(shí)，會(huì)造成數(shù)據(jù)透視表的字段混淆，后期無(wú)法分辨數(shù)據(jù)屬性，所以各列字段名稱要保持唯一，不能重復(fù)。
十、能放在一個(gè)工作表中的數(shù)據(jù)，不要分散放到多個(gè)工作表中。
只要看標(biāo)題就知道是什么意思，不要過(guò)多的解釋。萬(wàn)一有分散的情況，該如何處理呢？
方法：
1、打開當(dāng)前的工作表。
2、【數(shù)據(jù)】-【新建查詢】-【從文件】-【從工作簿】。
3、選擇存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的工作簿，【打開】。
4、在【導(dǎo)航器】對(duì)話框中選擇勾選【選擇多項(xiàng)】，在【顯示選項(xiàng)】中選擇需要編輯的表格，并單擊【編輯】。
5、在彈出的【查詢編輯器】對(duì)話框中單擊【追加查詢】，選擇【三個(gè)或更多表】，將相應(yīng)的表格【添加】到【要追加的表】。
6、【確定】。
7、單擊【關(guān)閉并上載】。這樣，位于不同工作表中的數(shù)據(jù)，瞬間已經(jīng)合并完成啦。