老規(guī)矩，先說說「為什么」要對(duì)文件進(jìn)行「標(biāo)簽化」管理。「標(biāo)簽化」管理的好處有很多，如果我們已經(jīng)很清楚的話，可以跳過這段。

防止每次「從零開始」

按照古希臘神話，諸神為了懲罰一個(gè)名為西西弗斯的人，讓他每天要費(fèi)力的把一塊巨石推到山頂。然而，在這塊巨石每次到達(dá)山頂時(shí)，又會(huì)滾回到山腳下。西西弗斯不得不再次費(fèi)力地從頭開始推動(dòng)巨石到達(dá)山頂，周而復(fù)始，不得解脫。

我們現(xiàn)代人也是一樣，如果每件事都要「從零開始」做起，效率勢必是極低的。周而復(fù)始的「從零開始」，對(duì)于個(gè)人成長而言是也災(zāi)難性的。如果想要高效率成長，我們每次的操作最好能在前次或前幾十次甚至前人幾百次的基礎(chǔ)上不斷迭代改進(jìn)。

這個(gè)「不斷迭代」的套路適應(yīng)范圍很廣，無論是「彈鋼琴」一類的肌肉記憶訓(xùn)練，還是「做決策」之類的腦力活動(dòng)，都能起到強(qiáng)力的改善作用。

如果，大家想快速從工作中脫穎而出，一定要擺脫「從零開始」。

而我們的電腦文件資料，就蘊(yùn)藏著很好的擺脫途徑。工作也好，生活也好，很多電腦文件都是一次性的，但是如果可以積累下來，復(fù)用其中有價(jià)值的部分再行改進(jìn)的話，就可以防止下一次「從零開始」。哪怕是一份業(yè)務(wù)報(bào)告的模板， 一份前人寫過的會(huì)議記錄，一個(gè)日常的運(yùn)營數(shù)據(jù)，甚至一個(gè)PPT素材，這些東西都可以在我們下次需要參考時(shí)，這些現(xiàn)成的「套路」讓我們節(jié)約大量時(shí)間，產(chǎn)生幾倍效能。

通俗來說，

世間本無高手，套路多了，自然成了高手。

-- 魯迅吧？

「標(biāo)簽」是高效的索引方式

很不幸的是，這個(gè)「不斷迭代套路」的道理雖然不難理解，卻仍舊很少有人可以堅(jiān)持實(shí)踐，一個(gè)重要的原因在于：

管理積累下來的文件資料是極其耗費(fèi)精力的

無論是 筆記/視頻/模板，要讓這些資料再下一次能夠直接脫穎而出，要花的代價(jià)可能比把「石頭從山腳下重新推到山上」還要大，所以大家傾向于放棄治療，這個(gè)我們完全可以理解。整理文件很痛苦，如果沒有系統(tǒng)性的方法，常常陷入：剛按日期把文件分類好又要推倒重來，按客戶名稱再來一遍，最后想著是不是還要按參與人員進(jìn)行分類……

為了應(yīng)對(duì)這種層出不窮的「分類緯度」以及無法一次想清楚的分類方法，文件「標(biāo)簽」應(yīng)運(yùn)而生了。

和微博/推特之類的社交媒體一樣，一個(gè)標(biāo)簽可以聚合一大堆相關(guān)信息，而且下次我們想按照另一個(gè)完全無關(guān)的維度劃分文件，也只要在資料后面加上新的標(biāo)簽即可，隨時(shí)可添加，不會(huì)陷入每次「推倒重來」分類文件的尷尬境界里面（推倒重來就是西西弗斯悲?。?。

推特上聚合億萬消息的#標(biāo)簽

有些聰明的小伙伴會(huì)采用文件名內(nèi)嵌「標(biāo)簽」的方法，來管理文件，通過Everything / Listary 之類的 文件檢索工具進(jìn)行文件聚合。例如：常見的下載視頻都默契的采用了這種方法

美劇.生活大爆炸_1080p_S02_E01.AA影視.中文字幕.mp4

這個(gè)文件名其實(shí)就包含了很多「標(biāo)簽」信息，我們需要搜索高清1080p的文件也好，所有的美劇/韓劇也好，要中文字幕的視頻也好，都可以瞬間通過「美劇」「1080p」「中文字幕」之類的字眼快速查找到相關(guān)的文件。

然而事情不會(huì)如同想象的那樣簡單，即使我們理解了「標(biāo)簽化」管理的好處，我們可能仍舊無法從容管理自己的文件。這是因?yàn)椋?/span>我很懶，有些事的成本仍舊太高，高到我們寧可還是愿意每次「重新推石頭上山」。這里有這么幾個(gè)困難：

自律？那是不存在的

讓我們老老實(shí)實(shí)按照一個(gè)固定pattern填寫文件名？這個(gè)最多就是一時(shí)興起的「行為藝術(shù)」，到后面肯定會(huì)動(dòng)作走形的，不是忘了標(biāo)注「地域」就是忘了標(biāo)注「重要度」。如果沒有什么模板給我們提示參考的話，文件命名光靠自律來運(yùn)作，恐怕一分鐘也走不下去。

歧義？倒是一直存在的

假設(shè)我是個(gè)意志堅(jiān)定，思路清爽的boy，還是逃不開「歧義」陷阱，例如：像「紐約」這種已經(jīng)比較規(guī)范化的詞，有時(shí)我們還是會(huì)記為「曼哈頓」「Newyork」「NYC」「NY」……它們?cè)谡Z境里的意思可能都可以歸到「紐約」下面，然而一個(gè)「紐約」的字眼豈能讓電腦智能的理解出各種含義，并把這些相關(guān)文件呈現(xiàn)在我們面前？

哦，對(duì)了，即使我們自己保證用詞規(guī)范，也不能保證給我文件的人和我采用一樣的思路，那么我再去把每個(gè)收到的文件的「NYC」改為「紐約」嗎？

「貼標(biāo)簽」又是重復(fù)推石頭

退一步，即使我們高度自律，嚴(yán)格對(duì)待自己的用詞（還用各種手段脅迫說服了所有參與文件交換的人），這仍舊難以推動(dòng)文件「標(biāo)簽化」，因?yàn)?，給每個(gè)文件「貼標(biāo)簽」，這種重復(fù)動(dòng)作會(huì)變得很痛苦。

最困難的事情被消滅后，次困難的事情就變成了最困難的

-- 還是魯迅吧？

每次給文件標(biāo)寫「中文字幕」「1080p」之類的字樣本身就很枯燥，如果有100個(gè)這樣的文件，就會(huì)引發(fā)危險(xiǎn)的情緒。比起情緒失控，我們一般還是會(huì)理智的選擇「放棄治療」。

熟悉我們的小伙伴一定知道，我們有一套實(shí)現(xiàn)文件「標(biāo)簽化」的管理工具：

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現(xiàn)在，我們?yōu)檫@個(gè)文件管理工具帶來了

一個(gè)重要的升級(jí)，V2.9

這次升級(jí)，主要就是解決了上述「標(biāo)簽化」管理的難點(diǎn)， 讓我們的的文件管理不用陷入「周而復(fù)始」的「推石頭」游戲中，毫不夸張地講，這次 我們直接讓「巨石懸浮在山頂」上。

為了做到這點(diǎn)，我們聽取了很多用戶的意見，并加強(qiáng)了「智能匹配」?jié)撛跇?biāo)簽的功能。

簡單來說，我們不再需要逐個(gè)為文件「貼標(biāo)簽」了

「智能匹配」?jié)撛跇?biāo)簽究竟如何做到的？我們來看一下：

根據(jù)「文件名」智能匹配

用30秒定義同義詞

所有紐約相關(guān)的文件都能被檢索到了

標(biāo)簽建議，獎(jiǎng)勵(lì)命名好習(xí)慣的用戶

V2.9 還嘗試引入了「標(biāo)簽建議」功能，雖然這是一個(gè)初步的功能，但是可以根據(jù)已有文件名稱特點(diǎn)，啟發(fā)用戶采用哪些標(biāo)簽作為預(yù)設(shè)。

當(dāng)然，這個(gè)功能的前提是，文件名已經(jīng)有較好的命名處理，如果文件全是

123.docx, a.pdf, 臨時(shí)圖片.jpg ,新建文本文件.txt ……

都是這類文件的話，神仙也是沒有辦法施展威力的。

但是，如果大家的文件都像上文提到的這種命名格式：

美劇.生活大爆炸_1080p_S02_E01.AA影視.中文字幕.mp4

那恭喜了， 這種文件會(huì)被有效的切割出可能的候選標(biāo)簽「美劇」「1080P」「中文字幕」之類供我們挑選，只要點(diǎn)擊就可以快速添加為「預(yù)設(shè)標(biāo)簽」。

這是識(shí)別出來的

說個(gè)我們自己的例子，「效率火箭」一直以來的干貨文章，火箭君都是有歸檔的。為了給文章分個(gè)類，哪些是「Office技巧」，哪些是「App工具」等等，以前我們要每篇文章去「貼標(biāo)簽」，現(xiàn)在，幾百篇文章運(yùn)用「智能匹配標(biāo)簽」，可以快速的發(fā)現(xiàn)「Office技巧」類的文章。 我們只要定義「Excel，word，PPT，Office」之類的同義詞即可。

另外，V2.9 自帶了一個(gè)公司文件的演示資料庫。

這個(gè)資料庫展示了，一堆公司的文件，如何采用很少量的手工操作，就能利用文件名中的「同義詞」，展開智能匹配分類，非常實(shí)用，推薦大家一看。

更多關(guān)注預(yù)設(shè)標(biāo)簽，減少手工貼標(biāo)簽操作

配合文件預(yù)覽，收藏一目了然